Evalueren? Doe Het Tijdens Je Project

| 15-05-2011 | 0 Comments

ProjectevaluatieHoe vaak is de projectevaluatie er bij jou al bij in geschoten? Redenen genoeg: het volgende project riep; de projectteamleden hadden andere, belangrijkere, afspraken; er zou toch niets met de resultaten gebeuren….

Ik heb nog nooit iemand het belang van evalueren horen ontkennen. Van evaluaties kun je leren, en dat is nuttig voor ieder volgend project. Je zult door evalueren niet in dezelfde valkuilen trappen, je zult beter samenwerken, kortom: het organiseren van je project zal veel makkelijker gaan. Wie wil dat nou niet?

Toch maken evaluaties deze hooggespannen verwachtingen lang niet altijd waar. Niet iedereen durft elkaar de waarheid te zeggen, de aanbevelingen worden niet opgepikt in de organisatie, projectteamleden komen niet opdagen omdat een nieuw project al hun aandacht vraagt….

Projectevaluaties gebeuren bijna altijd na afloop van een project. De basis is dan dus: terugkijken naar hoe het proces ging en het resultaat tot stand kwam. Resultaat: persoonlijke leerpunten, een lijstje met openstaande punten die nog afgerond moeten worden en een aantal aanbevelingen voor de organisatie.

Die aanbevelingen zijn per definitie vrijblijvend. Want het projectteam wordt opgeheven, en kan dus er dus niet zelf mee aan de slag. Formeel gezien moet de opdrachtgever ermee verder, maar de praktijk wijst uit dat dat lang niet altijd gebeurt. Het is vaak al een hele kunst om ervoor te zorgen dat de openstaande punten worden opgepakt. Terwijl daarvoor nog een korte termijnbelang aanwijsbaar is.

Aanbevelingen verdwijnen nog te vaak in een la. Waarna het volgende projectteam het wiel opnieuw moet uitvinden.

Een projectevaluatie is veel krachtiger als je hem al tijdens je project doet. Dan hoef je je niet tot aanbevelingen voor anderen te beperken, maar kun je zelf actie ondernemen. En dat leidt ertoe dat anderen zien wat werkt, en dat zonder moeite kunnen overnemen.

De vrijblijvendheid gaat er bij een tussentijdse evaluatie vanaf. Als je tussentijds concludeert dat het verstandiger is om de zaken anders aan te pakken, dan breng je dat meteen zelf in de praktijk. Je zult er zelf profijt van hebben. En je projectteam is de stok achter de deur. Grote kans dus, dat het werkelijk anders zal gaan.

In goed Nederlands is het verschil tussen tussentijds en achteraf evalueren dus als volgt. Bij een projectevaluatie achteraf ligt de nadruk op feedback (hoe is het gegaan), een tussentijdse evaluatie geeft je de kans de nadruk te leggen op feedpresent (hoe gaat het nu?) en feedforward (hoe gaan we het straks aanpakken)? Bij tussentijds evalueren dien je in eerste instantie het korte termijn belang, bij achteraf evalueren staat het langere termijn belang voorop.

Het loont dus de moeite om regelmatig een projectevaluatie te houden. Dat hoeft niet moeilijk te zijn. Je plant hem gewoon in tijdens een projectteamoverleg. Zo zorg je ervoor dat jij en je team regelmatig wat afstand nemen van de dagelijkse hectiek. Dat werkt op zich al verfrissend.

Tenslotte 5 tips om te zorgen dat je het ook echt gaat doen:

  1. Kondig al tijdens de projectstartup aan dat jullie regelmatig gaan evalueren. Zo dwing je jezelf om het ook werkelijk te doen.
  2. Nodig je teamleden uit om onderwerpen voor de evaluatie bij jou in te leveren. Zo krijgen zij ook een direct belang bij de evaluatie.
  3. Overweeg of je de evaluatie zelf wilt voorzitten. Als je dat niet doet, ben je vrijer om zelf mee te praten. En dat kan prettig zijn, want als projectleider ben je ook onderwerp van het gesprek.
  4. Bespreek niet alleen de punten die verbeterd kunnen worden, geef je team ook credits voor was goed gaat.
  5. Zorg dat je na afloop concrete afspraken maakt over wie welke punten nu gaat oppakken, en hoe jullie dat willen gaan monitoren.

Hoe gaat het evalueren van projecten in jouw organisatie in zijn werk? Gebeurt het tussentijds? Is er en vaste checklist? Gebeurt het ‘free-format’? Ik ben benieuwd! Hieronder is ruimte voor je reactie.

Filed Under: Evaluaties

Leave a Reply