5 Stappen Om Minder Tijd Te Besteden Aan Herplannen

| 18-11-2010 | 1 Comments

Herplannen van projecten kost tijd. Dat is niet erg als het herplannen je nieuwe informatie oplevert. Maar als je aan het herplannen om het herplannen bent verlies je tijd. Tijd die je niet kunt besteden aan het begeleiden van je projectteamleden, of aan het spreken met de mensen in het krachtenveld. En dat is jammer, want uiteindelijk wordt dáár het succes van je project gemaakt, niet op het planbord.

Eén van de belangrijkste uitgangspunten van projectmanagement is ‘eerst denken en dan doen’. Dat loont, want als je ‘zomaar’ aan de slag gaat ka je project wel eens teleurstellend verlopen. Althans zo leren we het.

En dus denkt iedere projectleider bij de start van zijn project eerst goed na. Dat doet hij niet in zijn eentje, maar door te praten met zijn opdrachtgever, met de projectteamleden, en met alle relevante anderen uit het krachtenveld.

Resultaat: een doortimmerd projectplan met een gedetailleerd actieplan in de bijlage.

Natuurlijk gaat de realisatie van het project vervolgens niet zoals gepland. Dus de projectleider moet regelmatig bijsturen. Je projectteamleden willen weten waar ze, gegeven de nieuwe omstandigheden, aan toe zijn. En je opdrachtgever wil weten of de projectresultaten nog op tijd worden opgeleverd. Met name voor die laatste werk je je planning bij. Bijsturen kan vaak prima zonder herplanning.

Je kunt de kans op herplannen minimaliseren door vooraf verschillende scenario’s door te denken. En dan te kiezen voor het meest waarschijnlijke.  Deze werkwijze kan succesvol zijn voor projecten die in een stabiele projectomgeving worden uitgevoerd. In dat soort omgevingen zie je niet zo snel een scenario over het hoofd.

Maar als de projectomgeving voortdurend verandert is scenario’s bedenken niet zo effectief. Dan is de werkelijkheid steeds weer anders dan je kunt bedenken. Het zijn omgevingen waar er ‘opeens’ nieuwe mensen komen of oude mensen gaan, waar er ‘opeens’ nieuwe werkwijzen of procedures gelden. Omgevingen waar de markt geen dag hetzelfde is. Of waar de klant zijn wensen tijdens het project toch nog een paar keer verandert.

In zo’n omgeving is fouten maken de enige manier om zo snel mogelijk tot je projectresultaat te komen. Daarbij geldt het volgende stappenplan:

  1. Je realiseert je dat je écht niet weet wat je tegen zult gaan komen. Je hebt te maken met een zeer instabiele omgeving.
  2. Je plant een startperiode in. Dat is een periode met eindtijd, maar zonder gedetailleerde planning.
  3. Het team gaat zo snel mogelijk aan de slag.  Ze doen wat ze denken dat nodig is om een goede resultaat neer te zetten. Zonder dat hun activiteiten tot in detail zijn ingepland.
  4. Logisch gevolg is dat er fouten worden gemaakt. Maar in tegenstelling tot de gewone werkwijze in projecten is dat niet erg. Fouten geven je veel informatie én de kans om het de volgende keer beter te doen.
  5. Je maakt een plan voor de volgende activiteiten. Een detailplan als je nu wél zeker bent van de omgeving; een soortgelijke periode als je nog steeds niet weet wat je kunt verwachten.

Op deze manier hoort fouten maken bij het projectproces. Je stuurt er op aan dat ze gemaakt worden, omdat ze je informatie geven die je van achter je schrijftafel niet zou kunnen bedenken. Zodat je je projectresultaat sneller en met minder frustratie kunt neerzetten.

Op deze manier omgaan met je projectplannning vraagt vertrouwen. Vertrouwen van je opdrachtgever dat deze werkwijze wérkelijk tempo oplevert. En vertrouwen van jou in je team, dat ze écht hun tijd goed zullen besteden. Ook al weet jij niet precies hoe. Heb jij hier ervaringen mee? Laat het hieronder weten. Ik ben benieuwd!

Filed Under: Planning

One Comment

  1. Wil Jacobs says:

    Onze ervaring in de Nestorkring is dat soms/vaak opdrachtgevers zelf niet goed weten wat zij willen en ons inhuren om uit de nesten te komen. Mijn oplossing: maak een breed geformuleerd contract en geef er je eigen draai aan in voortdurend contact met de opdrachtgever. En dan de verborgen agenda….. Soms bewust, soms onbewust. Als je daar Ahnung van krijgt, doorvragen, doorvragen (met heel verschillend resultaat).

Leave a Reply